Thủ tục hủy hóa đơn điện tử năm 2023

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử năm 2023

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử năm 2023 được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây Luật Nam Sơn sẽ làm rõ vấn đề này.

Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.

– Đối với hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

Bước 5: Tra cứu

Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.

Trường hợp 2:  Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước sau:

Bước 1:  Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.(trừ Hộ, cá nhân kinh doanh)

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

– Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Trên đây là toàn bộ quy định của pháp luật về Thủ tục hủy hóa đơn điện tử năm 2023. Luật Nam Sơn xin gửi đến quý bạn đọc. Trường hợp có các thắc mắc cần giải đáp liên quan đến pháp luật quý bạn đọc có thể liên hệ Luật Nam Sơn để được tư vấn trực tiếp bởi Luật sư Hà, Luật sư Trung và các Luật sư có kinh nghiệm khác.