Lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2022

Chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh năm 2022

Lưu giữ tài liệu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Công ty phải lưu giữ những giấy tờ gì theo quy định của pháp luật, sau đây Luật Nam Sơn xin giải đáp thắc mắc này.

lưu giữ tài liệu

Mục đích lưu giữ tài liệu

– Đánh giá tình hình hoạt động của công ty: Bằng việc ghi lại nhiều số liệu, số liệu tài chính quan trọng và rất có giá trị, các số liệu thống kê này thể hiện một cách đơn giản tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, là cơ sở để các nhà quản lý công ty xây dựng kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh, sự phát triển của các công ty.

– Bằng chứng cho các cơ quan Nhà nước: Nếu cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán giám sát hoạt động của công ty và tính minh bạch, công ty có thể nhanh chóng chứng minh điều này bằng cách sử dụng các tài liệu được lưu trữ.

– Chuyển giao thông tin giữa các thành viên công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Những tài liệu cần lưu giữ

Khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Như vậy, các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ được chia thành các nhóm sau:

(i) Các tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:

– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

– Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

– Giấy phép và giấy chứng nhận khác.

(ii) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp:

– Quy chế quản lý nội bộ của công ty.

– Điều lệ công ty.

– Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

(iii) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:

– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.

– Các quyết định của doanh nghiệp.

(iv) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp:

– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.

– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.

– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Thời gian và địa điểm lưu trữ

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Địa điểm và thời gian lưu giữ:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

Về địa điểm lưu giữ: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Về thời gian lưu giữ: Việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật như Luật Đất đai, Luật Sở hữu trí tuệ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội vụ… Ví dụ:

– Với các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp thì thời gian lưu giữ là vĩnh viễn.

– Với biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị là 10 năm.

– Với văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác thì thời gian lưu giữ theo thời gian có hiệu lực của văn bằng bảo hộ, giấy chứng nhận.

– Với báo cáo tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm là vĩnh viễn; báo cáo 6 tháng, 9 tháng là 20 năm và báo cáo quý, tháng là 5 năm.

Như vậy Luật Nam Sơn đã giải đáp cho các bạn hiểu quy định về doanh nghiệp cần lưu giữ những tài liệu gì. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tài liệu cần lưu giữ của doanh nghiệp năm 2022

Trong trường hợp quý khách có bất kỳ các vấn đề nào gặp khó khăn đừng ngần ngại liên hệ Luật Nam Sơn để được hỗ trợ trực tiếp bởi các Luật sư HàLuật sư Trung và các Luật sư có kinh nghiệm khác.

Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo, quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ:

Điện thoại: 1900.633.246

Gmail: Luatnamson79@gmail.com

1900.633.246 tv.luatnamson@gmail.com Follow on facebook